Deliverable là gì? Tổng hợp thông tin về Deliverable từ A đến Z
Deliverable là gì? Đây là vấn đề được nhiều nhân sự quản lý dự án quan tâm. Trong bài viết dưới đây 1C Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về khái niệm, tầm quan trọng cũng như các loại Deliverable phổ biến để có thể tối ưu hóa các sản phẩm bàn giao trong quá trình làm việc. Tìm hiểu ngay nhé!
1. Deliverable là gì?
Deliverable là sản phẩm bàn giao trong dự án, những thành quả mà dự án tạo ra. Deliverable có thể là dịch vụ, hàng hóa hoặc các kết quả mà nhóm dự án cung cấp cho các bên liên quan như người dùng cuối cùng, khách hàng và đối tác. Nhóm sản phẩm bàn giao bao gồm các sản phẩm hữu hình như phần mềm, cơ sở hạ tầng, tòa nhà hoặc các sản phẩm vô hình như tài liệu đào tạo, kế hoạch và báo cáo.
Deliverable là mục tiêu, thành phần chính trong các dự án. Sản phẩm bàn giao thường được sử dụng để đo lường tiến độ hoàn thành và kết quả mà dự án cung cấp cho các bên liên quan. Bên cạnh đó, sản phẩm bàn giáo cũng giúp người quản lý nắm được tình hình tiến độ cũng như đảm bảo dự án đang đáp ứng đúng mục tiêu đề ra.
>>>> ĐỌC THÊM: 6 nguyên tắc quản lý thời gian khoa học, hiệu quả 2024
2. Tầm quan trọng của Deliverable trong quản lý dự án
Dựa trên định nghĩa Deliverable là gì, các doanh nghiệp có thể phần nào nắm được tầm quan trọng của yếu tố này trong việc quản lý và thực thi các dự án. Cụ thể, sản phẩm bàn giao có vai trò:
2.1 Theo dõi tiến độ dự án
Sản phẩm bàn giao giúp nhà quản trị theo dõi tiến độ của dự án một cách cụ thể và rõ ràng. Khi có các cột mốc thời gian quan trọng và các sản phẩm trung gian cụ thể, doanh nghiệp sẽ đo lường được tiến độ thực tế so với ban đầu. Việc này giúp người quản lý nắm được dự án có đang đi đúng lộ trình hay cần thực hiện những điều chỉnh cần thiết.
2.2 Đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng
Deliverable còn là tiêu chuẩn để doanh nghiệp đo lường chất lượng của công việc hoàn thành. Bằng cách thực hiện so sánh với các yêu cầu đã được đề ra, nhà quản trị có thể xác định liệu sản phẩm có đáp ứng chất lượng hay không. Việc này giúp đảm bảo dự án không gặp vấn đề liên quan đến chất lượng.
2.3 Tăng tính hiệu quả của cuộc giao tiếp
Sản phẩm bàn giao cũng là công cụ truyền đạt thông tin cụ thể và rõ ràng cho các bên liên quan. Dựa trên thông tin về mục tiêu mà dự án cần đạt được, các cuộc họp cũng trở nên dễ dàng hơn. Các thành viên tham gia có thể trình bày cụ thể về tiến độ làm việc, kết quả cũng như các khó khăn gặp phải để cùng nhau tìm hướng giải quyết.
2.4 Đánh giá mức độ thành công của dự án
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Deliverable như cơ sở đánh giá mức độ thành công của dự án. Dựa trên những gì dự án đã sản xuất và bàn giao, nhà quản trị có thể so sánh với mục tiêu ban đầu và đánh giá tỷ lệ hiệu quả. Việc này giúp doanh nghiệp tìm ra các vấn đề tồn đọng, điểm mạnh, điểm yếu để rút kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.
3. 5 loại Deliverable phổ biến hiện nay
Tùy thuộc vào đặc thù từng dự án, ngành nghề, các Deliverable sẽ có sự khác biệt. Dưới đây là 5 loại sản phẩm bàn giao phổ biến nhất hiện nay.
3.1 Các mốc quan trọng
Deliverable có thể là các điểm quan trọng trong tiến trình thực hiện dự án, liên quan đến việc đạt được mục tiêu cụ thể hoặc một phần công việc nào đó. Cột mốc này cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ, kiểm soát quá trình thực hiện và đưa ra những thay đổi kịp thời.
3.2 Báo cáo
Báo cáo là tài liệu tổng hợp thông tin về kết quả, điểm mạnh, điểm yếu, ngân sách cùng các vấn đề quan trọng khác của dự án. Báo cáo giúp cung cấp cho các bên liên quan cái nhìn tổng quan về tình hình dự án và là cơ sở để đưa ra các quyết định sau đó.
3.3 Sản phẩm
Deliverable là những thành phẩm, sản phẩm cuối cùng mà dự án tạo ra. Sản phẩm bàn giao có thể là hàng hóa hoặc dịch vụ có thể cung cấp cho khách hàng hoặc người dùng cuối, như phần mềm, sản phẩm sản xuất, hoặc các dịch vụ chuyên ngành.
3.4 Kế hoạch
Kế hoạch dự án cung cấp thông tin chi tiết về quá trình, nguồn lực, các công việc cần làm và cách thực thực hiện. Sản phẩm bàn giao này đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn cho toàn bộ đội ngũ trong quá trình làm việc. Dựa trên kế hoạch, nhà quản trị cũng có thể xác định được các mốc thời gian quan trọng và chuẩn bị nguồn lực cần thiết cho quá trình vận hành.
3.5 Tài liệu đào tạo
Tài liệu đào tạo là Deliverable quan trọng dùng để hướng dẫn người sử dụng về cách dùng hàng hóa, dịch vụ của dự án. Tài liệu bao gồm hướng dẫn sử dụng, tài liệu hỗ trợ giải quyết các vấn đề và tài liệu tham khảo liên quan đến dự án.
4. Làm thế nào để quản lý tốt các Deliverables?
Bên cạnh việc nắm được Deliverable là gì, doanh nghiệp cần quản lý tốt các sản phẩm bàn giao trong quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là một số mẹo 1C Việt Nam gợi ý.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên của các sản phẩm bàn giao:
Một dự án có thể tạo ra rất nhiều Deliverable khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định được sản phẩm bàn giao nào là quan trọng nhất. Điều này giúp đảm bảo tiến độ hoàn thành cũng như quản lý tài nguyên một cách hiệu quả nhất.
- Giao tiếp với các bên liên quan:
Để dự án có thể vận hành trơn tru, nhà quản lý dự án cần duy trì dòng thông tin với các bên liên quan như đối tác, khách hàng, người sử dụng cuối và các nhân sự trong dự án để cập nhật tình hình của dự án và tiến độ để đạt Deliverable. Điều này giúp đảm bảo sự tin tưởng giữa các bên và tránh những sai sót không mong muốn.
- Linh hoạt:
Khi thực hiện dự án trong thực tế, doanh nghiệp sẽ phải đối diện với những vấn đề bất ngờ hay xảy ra những thay đổi không mong muốn so với kế hoạch ban đầu. Việc có một chiến lược linh hoạt sẽ giúp nhân sự thích nghi nhanh và đảm bảo hoàn thành sản phẩm bàn giao theo đúng tiến độ.
- Ứng dụng công nghệ:
Doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý tiến độ và sản phẩm bàn giao chuyên nghiệp, từ đó tối ưu hiệu suất và đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra.
5. Deliverable và một số thuật ngữ cần biết
Trong lĩnh vực quản lý dự án, có một số các thuật ngữ khác cũng thường được nhắc tới như Product Deliverable, Project Deliverables hay Accepted Deliverable. Những khái niệm này có điểm gì khác biệt? Cùng theo dõi ngay bên dưới nhé!
5.1 Phân biệt Project Deliverables (giao phẩm dự án) và Product Deliverables (giao phẩm sản phẩm)
Project Deliverables là giao phẩm dự án trong khi đó Product Deliverables là giao phẩm sản phẩm. Hai khái niệm này có một vài điểm khác nhau như sau:
- Project Deliverables là kết quả của một quá trình bất kỳ trong quá trình thực hiện dự án. Giao phẩm dự án có thể là bất cứ thứ gì và là đầu vào của các bước tiếp theo. Khái niệm này bao gồm kế hoạch dự án, biên bản cuộc họp, báo cáo,..
- Product Deliverables là sản phẩm đầu ra của dự án, là sản phẩm giao tới các bên liên quan, bao gồm ứng dụng, phần cứng, phần mềm, hợp đồng, kết quả đánh giá.
5.2 Phân biệt Accepted Deliverable (giao phẩm được chấp nhận) và Verified Deliverable (giao phẩm được xác nhận)
Ba khái niệm Accepted Deliverable, Verified Deliverable và Validated Deliverable được nhắc tới khá phổ biến. Tuy nhiên hiện nay khái niệm Validated Deliverables - giao phẩm được kiểm chứng đã không còn được sử dụng nữa. Vì thế, trong phần thông tin dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giúp quý doanh nghiệp phân biệt Accepted Deliverable và Verified Deliverable.
- Accepted Deliverables - Giao phẩm được chấp nhận: Là đầu ra của quy trình xác thực phạm vi, là sản phẩm, kết quả hoặc khả năng được tạo ra sau khi hoàn thành dự án do khách hàng và nhà tài trợ xác định.
- Verified Deliverables - Giao phẩm được xác nhận: Là sản phẩm hoàn thành của dự án, được xác định và kiểm tra chính xác thông tin thông qua quy trình Kiểm định chất lượng.
6. Phần mềm 1C:Document Management hỗ trợ quản lý các deliverables hiệu quả
1C:Document Management tự hào là phần mềm có nhiều tính năng vượt trội, trong đó nổi bật là tính năng tối ưu quy trình quản lý Deliverables cho doanh nghiệp. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm tập trung số hóa văn bản điện tử, tự động hóa quy trình điều hành công việc.
1C:Document Management giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm bàn giao hiệu quả, cụ thể:
- Quản lý văn bản: Dễ dàng tìm kiếm và quản lý các Deliverables dạng văn bản, điển hình như các báo cáo, sản phẩm số,...
- Quản lý quy trình: Tối ưu quy trình giao việc, quy trình phê duyệt đề xuất, tờ trình,...liên quan đến các sản phẩm bàn giao.
- Quản lý dự án: Theo dõi sát từng dự án cụ thể (tài chính, thời gian, nhân sự,...), góp phần hoàn thành các Deliverables theo đúng dự kiến.
- Quản lý văn phòng số và ứng dụng di động: Cho phép doanh nghiệp quản lý Deliverables cũng như các dự án một cách thuận tiện, mọi lúc mọi nơi.
Mong rằng qua bài viết trên, Quý doanh nghiệp đã có thể trả lời được câu hỏi Deliverable là gì cũng như nắm được các kiến thức cần thiết xoay quanh sản phẩm bàn giao dự án. Để quản lý tốt sản phẩm bàn giao, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm 1C:Document Management giúp quản lý chặt chẽ và chuyên nghiệp các Deliverables nói riêng và quản lý các dự án nói chung. Phần mềm là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp giảm chi phí điều hành, loại bỏ được những công việc thừa trong quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian, nhân lực quản lý, từ đó giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn và mang lại thành công cho dự án thực hiện. Liên hệ ngay 1C Việt Nam để trải nghiệm phần mềm thông minh này!
>>>> ĐỌC THÊM: