Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và hệ thống lưu trữ
Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng được áp dụng giúp phân loại các mặt hàng trong kho theo mức độ ưu tiên để theo dõi và quản lý. Các sản phẩm sẽ được phân chia thành 3 nhóm A, B và C dựa vào tiêu chí đóng góp về doanh thu và mức độ quan trọng. Vậy nguyên tắc ABC là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay dưới đây.
1. Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là gì?
Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng là một phương pháp sử dụng các tiêu chí về giá trị của hàng hóa và mức độ quan trọng với doanh nghiệp để phân loại hàng hóa vào 3 nhóm A, B và C. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các phương án quản trị phù hợp theo từng nhóm để tối đa giá trị mặt hàng và giảm lãng phí tài nguyên.
2. Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc ABC
Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp đưa vào ứng dụng trong quản lý kho nhờ một số lợi ích dưới đây:
- Tiết kiệm không gian kho hàng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng xác định nhóm hàng hóa đang có nhu cầu lớn và ưu tiên xử lý theo thứ tự. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra được sơ đồ sắp xếp bố trí kho sao cho thuận tiện nhất cho quá trình vận hành.
- Dự báo chính xác số lượng hàng tồn: Dựa vào nguyên tắc ABC, doanh nghiệp có thể theo dõi và quan sát lượng cầu đối với từng nhóm hàng cụ thể. Thông qua việc thu thập các dữ liệu phù hợp, người quản lý có thể đưa ra được dự báo bán hàng chính xác, giúp thúc đẩy doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Phân bổ nhân viên linh hoạt: Khi đưa ra dự báo về lượng cầu của một nhóm hàng cụ thể, người quản lý có thể phân bổ nhân sự giữa các nhóm một cách linh hoạt để đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Áp dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp nắm được đâu là nhóm mặt hàng có nhu cầu cao nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung cung cấp đầy đủ hàng hóa để làm hài lòng và giữ chân khách hàng của nhóm đó.
- Thu thập dữ liệu: Phân loại hàng hóa giúp thu thập dữ liệu một cách khoa học và đem lại nhiều ý nghĩa hơn cho doanh nghiệp trong việc dự đoán nhu cầu, kiểm soát lãng phí cũng như thực hiện các điều chỉnh, cải tiến.
- Quản lý tốt nhóm sản phẩm giá trị cao: Sản phẩm được xếp vào nhóm A thường được coi là nhóm sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Việc phân loại đúng sẽ giúp nhà quản lý có thể đảm bảo luôn có đủ sản phẩm để phục vụ khách hàng.
- Tối ưu kho bãi: Khi áp dụng nguyên tắc ABC, doanh nghiệp có thể tối ưu kho bãi cho những sản phẩm đem lại lợi nhuận và giá trị cao.
- Tối giản nguồn cung ứng: Việc xác định được lượng cầu của từng nhóm hàng hóa giúp doanh nghiệp quyết định xem có nên hợp nhất các nguồn cung hay chỉ lấy hàng từ một nguồn duy nhất. Điều này nhằm tiết kiệm chi phí và tối giản hóa hoạt động kinh doanh.
>>>> XEM THÊM: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Chức năng và lợi ích
3. Hướng dẫn phân loại các hàng hóa theo nguyên tắc ABC
Để có thể sử dụng nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại đúng các loại hàng hóa theo từng nhóm A, B và C. Nhà quản trị có thể sử dụng công thức doanh thu hàng năm chia cho chi phí tương ứng để tính toán được lợi nhuận của từng loại mặt hàng. Từ đó, người phụ trách sẽ phân loại hàng hóa vào các nhóm theo giá trị lợi nhuận đóng góp từ cao đến thấp. Với mỗi nhóm hàng cụ thể, doanh nghiệp cần có chiến lược khác nhau để tập trung nguồn lực một cách hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm để phân loại, doanh nghiệp có thể sử dụng Excel như một công cụ hỗ trợ thông qua các bước cụ thể sau:
- Liệt kê và sắp xếp các hạng mục sản phẩm có trong kho hàng và sắp xếp chúng theo giá trị sử dụng giảm dần.
- Sử dụng hàm trong Excel để tính tổng giá trị của từng loại sản phẩm.
- Phân loại hàng hóa vào từng nhóm A, B, C theo kết quả tính được.
4. Cách phát triển sản phẩm theo từng nhóm ABC
Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng sẽ phát huy hiệu quả cao nhất khi doanh nghiệp có chiến lược phát triển phù hợp với từng nhóm hàng. Sau đây là một số lưu ý trong quá trình xây dựng phương án quản trị cho từng nhóm sản phẩm A, B, C.
4.1 Sản phẩm nhóm A
Sản phẩm nằm trong nhóm A thường là những mặt hàng cốt yếu, đem lại 80% kết quả kinh doanh của công ty. Để quản trị hiệu quả nhóm hàng này, doanh nghiệp có thể áp dụng một số chiến lược sau:
- Xây dựng phương án kiểm soát số lượng để hạn chế tối đa rủi ro mất cắp hàng hóa. Do mặt hàng nhóm A thường có giá trị cực kỳ cao nên đây cũng là nhóm hàng ẩn chứa nhiều rủi ro về mất cắp và hỏng hóc.
- Nhóm hàng A thường có lượng cầu cao, do vậy doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ một số lượng sẵn nhất định trong kho. Ngoài ra, người quản lý cũng cần tính toán được thời điểm tiêu thụ hết sản phẩm để nhập mới.
- Bộ phận marketing cần ưu tiên tiếp thị sản phẩm nhóm A trong những chiến dịch quảng cáo của công ty.
Những chiến lược trên giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả các loại hàng hóa trong nhóm A, đồng thời thúc đẩy hoạt động kinh doanh cũng như tăng sức mua của khách hàng.
>>>> THAM KHẢO: MRP là gì? Vai trò, lợi ích và cách thức triển khai MRP hiện nay
4.2 Sản phẩm nhóm B
Các sản phẩm ở nhóm B có giá trị thấp hơn so với nhóm A, thường chỉ đóng góp doanh thu ở mức trung bình. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp hàng loại B có thể linh động di chuyển, được nâng cấp thành nhóm hàng A hoặc giảm sút giá trị thành nhóm C để đáp ứng vào lượng cung đang thiếu hụt.
Dựa vào tính chất của nhóm hàng B, doanh nghiệp có thể tham khảo một số chiến lược quản lý dưới đây:
- Hàng nhóm B cũng cần phải có một lượng dự trữ nhất định trong kho do mặt hàng trong nhóm này có khả năng chuyển lên nhóm A. Số lượng hàng tồn cần được theo dõi và cập nhật thường xuyên để tránh tình trạng thiếu hụt hàng.
- Các mặt hàng nhóm B có thể được bán dưới hình thức hàng bổ trợ cho mặt hàng nhóm A để tăng lượng tiêu thụ và độ nhận diện.
- Đối với những mặt hàng từ nhóm B nhiều lần bị giảm sút giá trị xuống nhóm C thì doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng chiến lược quản lý cho nhóm C để tránh lãng phí tài nguyên.
4.3 Sản phẩm nhóm C
Theo nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng, các mặt hàng nhóm C có giá trị thấp nhất trong hệ thống. Nhóm sản phẩm này có sức tiêu thụ chậm và cũng chỉ đóng góp một phần rất nhỏ vào tổng doanh thu của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp còn gọi các mặt hàng nhóm C là hàng bán chậm hoặc hàng tồn kho.
Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp áp dụng đúng chiến lược quản lý, các mặt hàng ở nhóm C vẫn có khả năng tạo ra doanh thu:
- Doanh nghiệp có thể thực hiện chiến lược bán giảm giá những mặt hàng nhóm C.
- Có thể sử dụng sản phẩm nhóm C như hàng tặng kèm, khuyến mãi cho các sản phẩm nhóm A. Từ đó, doanh nghiệp vừa kích thích được nhu cầu mua hàng vừa có thể cải thiện vấn đề hàng tồn kho.
- Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hàng nhóm C cho các mục đích từ thiện để giúp tăng độ nhận diện và cải thiện hình ảnh thương hiệu.
- Đưa ra chiến lược nhập hàng nhóm C cụ thể, nhập đủ số lượng hàng trong tầm kiểm soát để tránh tốn những chi phí lưu kho không cần thiết.
5. Hạn chế của quy tắc ABC trong quản lý kho
Theo nguyên tắc ABC, hàng hóa được phân loại một cách khá đơn giản để người giám sát có thể quản lý một chiều. Tuy nhiên, chính bởi quy trình đơn giản đó mà phương án này có thể tồn tại một số hạn chế nhất định như sau:
- Làm mất đi tính linh hoạt trong quản lý kho bãi: Thị trường người mua biến đổi liên tục, nhu cầu của khách hàng đối với các sản phẩm cũng rất khó nắm bắt. Trong nhiều thời điểm, một số mặt hàng từ nhóm C có thể chuyển lên nhóm A. Vì vậy, nguyên tắc này có thể khiến doanh nghiệp không đưa ra được phương án đáp ứng kịp thời, dẫn tới bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.
- Công việc phân loại hàng hóa tốn nhiều thời gian: Để có thể phân loại hàng hóa vào các nhóm A, B, C chính xác, doanh nghiệp phải bỏ nhiều công sức quản lý tổng thể. Với cách thức truyền thống này, lợi ích của công ty có thể bị ảnh hưởng.
- Nguyên tắc phân loại truyền thống không phù hợp với những mô hình sản xuất kinh doanh lớn và nhiều danh mục sản phẩm phức tạp.
Đó là những hạn chế của nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi ứng dụng phương pháp này. Để khắc phục các hạn chế, khó khăn đó, doanh nghiệp hoàn toàn sử dụng phần mềm hiện đại để tự động hóa quản lý kho hàng hiệu quả, chính xác hơn.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
6. Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho hàng đơn giản, chính xác
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp mở với các tính năng linh hoạt để tự động hóa công tác quản trị doanh nghiệp ở nhiều mô hình khác nhau. Tất cả các tính năng đều phù hợp và được tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, nhằm đảm bảo sự thuận tiện nhất cho người sử dụng.
Giải pháp có khả năng kết nối tất cả bộ phận Bán hàng - Mua hàng - Sản xuất - Kho - Tài chính - Nhân sự tiền lương - CRM trên hệ thống phần mềm duy nhất giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tới 60% năng suất vận hành.
Phần mềm 1C:Company Management được trang bị đầy đủ tính năng cần thiết để quản lý kho hàng tự động, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp phân loại và quản lý hàng hóa:
- Tính giá vốn vật tư: Phần mềm hỗ trợ tính toán giá vốn của vật tư. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các báo cáo, nắm được giá trị của từng danh mục hàng hóa và sắp xếp vào nhóm phù hợp.
- Thiết lập hạn mức tồn kho: Người quản lý có thể thiết lập được giá trị tồn kho mức tối thiểu và tối đa để hạn chế tình trạng dư thừa vật liệu, ứ đọng vốn hay lãng phí tài nguyên lưu trữ.
- Quản lý thông tin vật tư trong kho: 1C:Company Management cho phép lưu trữ đầy đủ các dữ liệu liên quan đến hàng hóa như đặc tính, ô hàng, seri,.. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng phân loại hàng hóa vào các nhóm A, B, C khi cần thiết.
- Lập chứng từ kho bãi: Phần mềm có khả năng tạo lập các chứng từ như xuất vật tư, phiếu kho, kiểm kê, điều chuyển vật tư,... Tất cả đều được lưu trữ trên hệ thống giúp quá trình truy xuất và xử lý nhanh chóng.
- Kiểm kê hàng hóa, ghi tăng, ghi giảm: Hỗ trợ hoạt động kiểm kê hàng hóa nhanh chóng qua hệ thống phần mềm. Người dùng dễ dàng theo dõi, cập nhật số lượng hàng hóa chính xác chỉ bằng vài thao tác đơn giản, từ đó biết được đâu là hàng thừa, hàng thiếu,... để kịp thời đưa ra phương án xử lý.
Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng được áp dụng để hỗ trợ phân loại và quản lý từng nhóm sản phẩm cụ thể trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, nguyên tắc này vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Để giải quyết vấn đề trên, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại như 1C:Company Management. Liên hệ ngay 1C Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp.
>>>> XEM NGAY: