5w2h là gì? Cách áp dụng và lưu ý khi đặt câu hỏi hiệu quả

5W2H là gì? Đây là cách khai thác vấn đề một cách khoa học giúp đem đến cái nhìn tổng quan hơn cho nhà quản trị. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được cách triển khai hiệu quả phương pháp này trong thực tế. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!'

>>> XEM THÊM: 

• Quản trị doanh nghiệp là gì? Chức năng và nguyên tắc áp dụng
• CEO là gì? Vai trò, kỹ năng cần thiết để trở thành CEO
• Mô hình kinh doanh là gì? Hướng dẫn xây dựng chi tiết từ A-Z

1. Phương pháp 5W2H là gì? 

5W2H là phương pháp đặt câu hỏi để nghiên cứu các vấn đề. Đây là công thức lập kế hoạch công việc đơn giản giúp xác định rõ các yếu tố cơ bản của dự án hoặc công việc nào đó. Phương pháp 5W2H bắt nguồn từ quy tắc "Wh- questions" trong tiếng Anh, bao gồm:

• Who (Ai làm)
• What (Làm gì)
• When (Làm khi nào)
• Where (Làm ở đâu)
• Why (Làm để làm gì)
• How (Làm như thế nào)
• How much (Chi phí cần thiết là bao nhiêu)

Cụ thể: 

 

>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 

• Kaizen là gì? Nguyên tắc & ứng dụng Kaizen hiệu quả nhất
• MOU là gì? Ưu điểm nổi bật và khác biệt với hợp đồng chính thức
• Mô hình Canvas là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

2. Cách áp dụng câu hỏi 5W2H hỗ trợ thu thập thông tin 

Sau khi nắm được 5W2H là gì, doanh nghiệp cần hiểu hơn về cách áp dụng mô hình này vào thực tế. Dưới đây là định nghĩa và ứng dụng 5W2H hiệu quả: 

2.1 What - Cái gì?

What là câu hỏi “làm gì”, “sẽ làm gì?”, giúp xác định rõ những nhiệm vụ cần thực hiện và kết quả cần đạt được. Bên cạnh đó câu hỏi này cũng liên quan đến những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp hướng tới hoặc kết quả cần đạt được để giải quyết vấn đề. Các câu hỏi liên quan như sau:

• Nội dung công việc là gì?
• Kết quả của dự án này là gì? 
• Mục tiêu của giai đoạn thứ nhất cụ thể ra sao?
• Các yếu tố ảnh hưởng đến mục tiêu dự án là gì? 

2.2 Why - Tại sao?

Câu hỏi “tại sao” giúp xác định lý do và mục đích thực hiện công việc đó. Đáp án của câu hỏi sẽ cho nhà quản trị biết lợi ích và ý nghĩa khi thực hiện nhiệm vụ đó. Khi được giao một công việc hay dự án, các câu hỏi cần đặt ra sẽ là:

• Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện dự án này?
• Dự án này có ý nghĩa như nào đối với tổ chức, doanh nghiệp?
• Nếu không thực hiện dự án này sẽ gây ra những hậu quả gì?

Việc xác định rõ mục đích của nhiệm vụ sẽ giúp người thực hiện có thêm nhiều động lực để hoàn thành. Tuy nhiên nhà quản trị cần đưa ra các thông tin cụ thể, tránh cung cấp nội dung sơ sài, gây nhầm lẫn giữa mục đích với mục tiêu.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 5 whys là gì? Cách ứng dụng 5 whys tìm ra gốc rẽ vấn đề 

2.3 Where - Ở đâu?

Where “ở đâu” là câu hỏi về vị trí địa điểm, xác định nơi mà công việc sẽ được thực hiện. Có thể bao gồm các câu hỏi:

• Công việc đó được thực hiện tại đâu?
• Tiến hành kiểm tra tại bộ phận nào?
• Giao hàng ở đâu?
• Thực hiện thử nghiệm tại công đoạn nào?

>>> XEM THÊM: 

• Nguyên lý 80/20 là gì?​ Quy trình và ứng dụng Pareto đơn giản 
• CMO là gì? Vai trò của giám đốc Marketing trong doanh nghiệp

2.4 When - Khi nào?

When là câu hỏi về thời gian và lịch trình làm việc. Câu hỏi “khi nào” giúp xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cũng như thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và giúp kiểm soát tiến độ dự án. Các câu hỏi cụ thể:

• Bao giờ thì công việc bắt đầu?
• Cần bao nhiêu lâu để hoàn thành nhiệm vụ?
• Công việc nào cần ưu tiên thực hiện trước?

2.5 Who - Ai?

Who - “ai” là câu hỏi về người thực hiện công việc hoặc liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Trong một dự án hoặc nhiệm vụ, việc xác định “ai’ sẽ giúp nhà quản trị phân công công việc và nắm được đối tượng chịu trách nhiệm. Cụ thể nhà quản trị cần đặt các câu hỏi sau:

• Ai làm việc đó?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai chịu trách nhiệm?

>>> BẠN CÓ THỂ QUAN TÂM:

• OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR 
• Key result là gì? Cách xây dựng Key Result chi tiết, hiệu quả

2.6 How - Làm sao?

Câu hỏi “How?” - “Làm sao?” tập trung vào quy trình và phương pháp thực hiện công việc. Các câu trả lời sẽ liên quan đến cách thức để hoàn thiện và gia tăng hiệu quả. Bộ câu hỏi này sẽ tìm ra phương án tốt nhất để thực hiện mục tiêu, bao gồm:

• Tài liệu hướng dẫn là gì?
• Các tiêu chuẩn cụ thể ra sao?
• Vận hành máy móc như thế nào? 

>>> XEM THÊM: 

• KRI là gì? Ưu nhược điểm KRI và phân biệt với KPI
• Operation là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ và lưu ý quan trọng

2.7 How much - Bao nhiêu?

Một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất đó là chi phí và cách sử dụng nguồn lực như vật liệu, nhân sự, tài chính,... cần thiết để thực hiện công việc. Câu hỏi này giúp xác định và đo lường nguồn lực cần thiết để lên các chiến lược quản lý tài nguyên hiệu quả. Khi có sự tính toán kỹ lưỡng và rõ ràng, doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi khi có vấn đề xảy ra cũng như duy trì mức chi phí hợp lý so với mặt bằng chung. 

>>> ĐỌC THÊM: 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp 

3. Cách đặt câu hỏi 5W2H hiệu quả giúp hỗ trợ ra quyết định

Vậy làm thế nào để đặt các câu hỏi 5W2H hiệu quả? Việc đặt câu hỏi tốt sẽ quyết định chất lượng câu trả lời và đưa ra các chiến lược chính xác hơn. 

3.1 Câu hỏi bối cảnh (hoặc ngữ cảnh)

Để câu hỏi dễ hiểu và có ý nghĩa hơn, người hỏi cần đặt câu hỏi vào một bối cảnh cụ thể. Từ đó, người trả lời có thể hiểu rõ hơn về địa điểm, thời gian, hoặc tình huống mà câu hỏi đang hướng tới để đưa ra đáp án chính xác hơn. 

Ví dụ: Với vai trò là trưởng nhóm trong 6 tháng qua, người quản lý đã thực hiện đánh giá quy trình làm việc nhóm bằng cách nào? 

3.2 Câu hỏi đo lường được

Đối với những nghiên cứu cần thu thập dữ liệu để phân tích, câu hỏi cần đo lường hoặc so sánh với tuần hoặc quý trước để có thể đánh giá và tìm ra hướng giải quyết các vấn đề. 

Ví dụ: Để tăng 3 lần hiệu quả của chiến dịch trong tháng tới dự án cần sử dụng bao nhiêu ngân sách?

3.3 Câu hỏi mở để khai thác thông tin

Người hỏi nên sử dụng các câu hỏi mở để khai thác thông tin sâu hơn từ người được hỏi. Câu hỏi mở giúp đối phương có thể thoải mái chia sẻ ý kiến, cảm xúc và suy nghĩ cá nhân một cách tự do. Từ đó, người hỏi có thể có được những thông tin chất lượng hơn.

Ví dụ: Điều gì khiến cho dự án của team X trong quý 4 vượt mục tiêu đề ra?  

3.4 Câu hỏi không có suy nghĩ chủ quan

Một trong những điều cần đặc biệt lưu ý khi đặt câu hỏi là không nên đặt ý kiến chủ quan của cá nhân người hỏi vào đó. Điều này có nghĩa là người hỏi cần tránh những cảm xúc cá nhân và thay bằng các ngôn từ trung lập, mô tả khách quan tình huống hoặc thông tin cần thu thập.

Ví dụ: Thay vì hỏi “Dự án này có hữu ích không?” hãy hỏi “Đánh giá về dự án đã thực hiện trong quý 4/2024?”. 

Trên đây, 1C Việt Nam đã phân tích khái niệm 5W2H là gì cũng như cách áp dụng 5W2H trong hoạt động ra quyết định của doanh nghiệp. Bên cạnh ứng dụng 5W2H, doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiện đại như phần mềm 1C:Company Management. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại, 1C:Company Management cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết nhằm hỗ trợ kết nối và quản trị mọi hoạt động của các phòng ban trong doanh nghiệp. Từ đó, giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, tiết kiệm thời gian xử lý công việc. Mọi thông tin chi tiết về giải pháp trên, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam để được hỗ trợ tốt nhất!

>>> TIN TỨC LIÊN QUAN:

• Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
• Bí quyết áp dụng thuyết con nhím trong kinh doanh hiệu quả