Top 5 mẫu bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel hiệu quả 2024
Excel là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong việc quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, các hoạt động xuất nhập khẩu…Vậy làm thế nào để lập bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel đơn giản, dễ sử dụng? Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp một số mẫu file Excel miễn phí, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp!
>>>> XEM THÊM:
- Hàng tồn kho là gì? Cách phân loại hàng tồn trong kho
- 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay
1. Nội dung cần có trong bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel
Kiểm soát tốt việc lưu thông hàng hóa xuất - nhập - tồn sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cân đối, phân phối hàng hóa hợp lý, đặc biệt là các bên sản xuất có kênh phân phối rộng. Việc quản lý kho hàng trên bảng tính Excel giúp các nhà quản lý kho cập nhật thông tin hàng hóa, tính toán và theo dõi báo cáo dễ dàng. Thông thường, bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel sẽ bao gồm những thông tin cơ bản sau:
- Thời gian xuất/ nhập hàng
- Ngày sản xuất, hạn sử dụng
- Số chứng từ
- Mã hàng
- Tên hàng hóa
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Giá vốn/ giá bán
- Thành tiền
- …
Làm bảng xuất nhập tồn bằng Excel có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy vào mức độ phức tạp của hàng hóa, thành phẩm đầu cuối cũng như nhu cầu quản lý thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời, việc xây dựng quy trình quản lý kho và đào tạo đội ngũ quản lý cũng cần được chú trọng, nhằm đảm bảo quản trị rủi ro tốt hơn trong khâu vận hành.
>>>> TÌM HIỂU NGAY:
- Quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả hiện nay
- Cách lập báo cáo doanh thu hàng ngày
2. TOP 5 mẫu Excel xuất nhập tồn kho miễn phí, tối ưu quản lý kho
Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc lập bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel, 1C Việt Nam đã tổng hợp sẵn 5 biểu mẫu nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel phổ biến, đáp ứng được các nhu cầu theo dõi và quản lý hoạt động xuất, nhập, tồn trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Các nhà quản lý có thể tham khảo, điều chỉnh và bổ sung các trường thông tin phù hợp.
2.1 Mẫu bảng xuất nhập tồn kho Excel cơ bản
Đây là mẫu bảng nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel có giao diện cơ bản nhưng đem lại hiệu quả cao, giúp doanh nghiệp ghi lại thông tin một cách nhanh chóng.
>>>>> Tải ngay TẠI ĐÂY.
>>>> THAM KHẢO NGAY: Các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả
2.2 File Excel theo dõi tồn kho theo số lô hoặc số seri
Trong trường hợp muốn theo dõi hàng hóa theo số lô hoặc số seri, các nhà quản lý có thể áp dụng bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel dưới đây để nắm bắt các thông tin chi tiết về nguồn gốc cũng như chất lượng hàng tồn.
>>>>> Tải ngay TẠI ĐÂY.
2.3 Mẫu file Excel hỗ trợ tích hợp mã vạch cho quản lý kho
Bảng xuất nhập khẩu tồn kho bằng Excel tích hợp mã vạch giúp nhà quản lý theo dõi và ghi lại dữ liệu kho, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
>>>>> Tải ngay TẠI ĐÂY.
>>>> KẺO BỎ LỠ: Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn hóa cho doanh nghiệp
2.4 Mẫu bảng nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel dành cho quản lý nhiều kho hoặc chi nhánh
Mẫu file Excel này có phép nhà quản lý giám sát xuất nhập tồn kho từ nhiều kho và chi nhánh khác nhau, mở rộng quy mô doanh nghiệp.
>>>>> Tải ngay TẠI ĐÂY
2.5 File Excel tích hợp tính năng tính toán giá trị tồn kho
Bảng nhập xuất tồn hàng hóa bằng Excel tích hợp tính toán giá trị tồn kho dựa trên số lượng và giá thành của từng mặt hàng, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi giá trị tồn kho hiện tại.
>>>>> Tải ngay TẠI ĐÂY.
>>>> XEM THÊM: Mẫu file quản lý kho bằng Excel MIỄN PHÍ chuyên nghiệp 2024
3. Lợi ích và hạn chế khi làm bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel
So với phương thức sử dụng sổ sách giấy để quản lý hàng hóa xuất nhập tồn kho, áp dụng Excel được xem là giải pháp thay thế hoàn hảo, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nguồn lực. Dưới đây là một số điểm mạnh của việc làm bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel:
- Giao diện của Excel thân thiện với người dùng, không tốn phí.
- Hỗ trợ đa dạng hàm tính với tính chính xác cao.
- Người dùng có thể cập nhật, thêm bớt số liệu nhanh chóng.
- Phân quyền người xem, người chỉnh sửa.
Tuy nhiên, sử dụng bảng xuất nhập khẩu tồn kho bằng Excel cũng sẽ đem lại nhiều điểm hạn chế như sau:
- Excel chỉ phù hợp để quản lý số lượng hàng hóa và kho nhỏ.
- Khả năng bảo mật không cao, dễ bị chỉnh sửa và xóa. Dữ liệu khi bị mất đi sẽ rất khó hoặc không thể khôi phục lại được.
- Yêu cầu người dùng phải thành thạo Excel nâng cao nếu muốn quản lý kho phức tạp.
- Lưu trữ trên nhiều file excel, gây khó khăn trong quản lý đồng bộ.
4. Cách lập bảng theo dõi hàng tồn kho
Dưới đây là các bước chi tiết để lập bảng theo dõi hàng tồn kho đồng bộ, chính xác và dễ quản lý:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng bảng theo dõi
Trước khi bắt đầu, bạn cần xác định bảng theo dõi hàng tồn kho sẽ được sử dụng cho mục đích nào:
- Theo dõi số lượng hàng nhập/xuất/tồn trong kho
- Quản lý tình trạng tồn kho theo từng mã hàng
- Dự đoán tốn kho tối thiểu để đáp ứng nhu cầu
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu cần thiết
Bạn cần thu thập và chuẩn bị những dữ liệu sau:
- Danh sách tên sản phẩm, mã sản phẩm
- Số lượng hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn
- Đơn giá, thành tiền (nếu có)
- Ngày nhập/xuất kho
- Ghi chú khác (nếu có)
Bước 3: Tạo bảng theo dõi hàng tồn kho
Sử dụng các công cụ như Excel, Google Sheets hoặc phần mềm quản lý kho chuyên dụng để tạo bảng. Dưới đây là một mô hình cơ bản:
| STT | Mã hàng | Tên sản phẩm | Hàng nhập | Hàng xuất | Hàng tồn | Ngày nhập | Ngày xuất | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | MH001 | Sản phẩm A | 50 | 10 | 40 | 01/01/2024 | 03/01/2024 | |
| 2 | MH002 | Sản phẩm B | 100 | 20 | 80 | 02/01/2024 | 04/01/2024 |
Bước 4: Để công thức tính tự động
Để dễ dàng tính toán số lượng hàng tồn kho, bạn có thể đặt công thức trong Excel hoặc Google Sheets:
- Hàng tồn = Hàng nhập - Hàng xuất
- Thành tiền = Số lượng × Đơn giá (nếu có cột thành tiền)
Bước 5: Thêm tính năng đánh dấu đối với hàng tồn kho
- Thiết lập điều kiện định dạng (Conditional Formatting) để tính trạng hàng tồn kho.
- Ví dụ: Màu đỏ đối với hàng tồn kho < 10.
Bước 6: Kiểm tra và cập nhật bảng
- Kiểm tra thường xuyên tính chính xác của dữ liệu.
- Cập nhật thông tin mới khi có hàng nhập hoặc xuất kho.
- Lưu trữ bảng theo dõi trên máy tính hoặc dán nhãn bảng tại kho hàng.
Bước 7: Phân tích dữ liệu hàng tồn kho
- Sử dụng các biểu đồ (chart) trong Excel để phân tích xu hướng nhập/xuất hàng.
- Xác định mặt hàng bán chạy và hàng tồn đống.
- Dự báo nhu cầu nhập hàng cho thời gian tiếp theo.
Việc lập bảng theo dõi hàng tồn kho không chỉ giúp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả mà còn tối ưu hóa quy trình kinh doanh. Áp dụng các bước trên sẽ giúp bạn xây dựng bảng quản lý hàng tồn kho chọt chéo và kịch bản hoàn chỉnh.
5. Quản lý kho hiệu quả với 1C:Company Management
Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, hoặc các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô kho, các nhà quản lý có thể tham khảo sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho để đảm bảo thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác. Trong đó, 1C:Company Management (thuộc nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể 1C Việt Nam) là một lựa chọn hoàn hảo, mang lại hiệu quả quản lý xuất nhập tồn kho tinh gọn, tối ưu hơn nhiều lần so với Excel.
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được thiết kế linh hoạt để tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, tổ chức. Với khả năng tích hợp tất cả các bộ phận như: Sản xuất, bán hàng, mua hàng, tài chính, nhân sự, tiền lương, kho bãi,... vào cùng một hệ thống, 1C:Company Management giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nâng cao năng suất hoạt động lên đến 60%.
Sở hữu đầy đủ các tính năng vượt trội, trong đó nổi bật là tính năng quản lý kho. Giải pháp 1C:Company Management đem đến nhiều ưu điểm vượt trội như sau:
- Tự động tính giá vốn vật tư: Giải pháp sẽ tự động xử lý và tính toán giá vốn vật tư dựa trên dữ liệu đầu vào, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và tránh rủi ro thất thoát.
- Thiết lập ngưỡng tồn kho tối đa và tối thiểu: Nhà quản lý có thể đặt ra giới hạn của thành phẩm và vật tư, giúp đảm bảo doanh nghiệp luôn có đầy đủ hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa quá mức.
- Lưu thông tin vật tư hàng hóa: Phần mềm 1C:Company Management giúp doanh nghiệp lưu trữ các thông tin, dữ liệu sản phẩm, hỗ trợ quá trình xuất, nhập và cập nhật hàng hóa tồn kho.
- Lập báo cáo tồn kho đa dạng và trực quan: Báo cáo sẽ theo dõi chi tiết mọi thay đổi, tăng giảm trong kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm kê định kỳ hiệu quả.
- Theo dõi quá trình xuất, nhập kho: Giải pháp sẽ theo dõi thường xuyên tình hình xuất, nhập kho, giúp kiểm soát chặt chẽ số lượng và vị trí điều chuyển thành phẩm, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, đảm bảo quy trình quản lý kho diễn ra hiệu quả.
- Tổ chức và điều phối việc sắp xếp hàng hóa: Với tính năng quản lý việc sắp xếp hàng hóa, 1C:Company Management cho phép doanh nghiệp xác định vị trí lưu trữ từng mặt hàng, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho, chẳng hạn như: Số lượng hàng còn lại, ngày nhập kho và ngày xuất kho…
Như vậy, 1C Việt Nam đã cùng quý doanh nghiệp tìm hiểu xong về các mẫu bảng xuất nhập tồn kho bằng Excel cũng như lợi ích và hạn chế khi áp dụng công cụ này. Có thể thấy, Excel là một giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Vì vậy, các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn có thể cân nhắc sử dụng các giải pháp công nghệ hiện đại để tối ưu quy trình và đem lại hiệu quả quản lý cao. Nếu quý doanh nghiệp có thêm bất kỳ thắc mắc nào về chủ đề trên cũng như giải pháp quản trị doanh nghiệp 1C:Company Management, hãy liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn nhanh chóng.
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: