Các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả
Quản lý kho hàng trong Logistics là một trong những hoạt động quan trọng, giúp công ty tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp tới doanh nghiệp thông tin cụ thể về các phương pháp quản trị tồn kho trong Logistics hiệu quả.
1. Quản lý kho hàng trong Logistics là gì?
Quản lý kho hàng trong Logistics là tập hợp các công việc liên quan đến tổ chức, sắp xếp, giám sát và kiểm soát các hoạt động nhập, xuất, lưu trữ hàng hóa trong kho. Quản lý kho hàng đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, số lượng, chi phí và thời gian của hàng hóa trong kho.
2. Lợi ích của việc quản lý kho hàng trong Logistics
Với sự phát triển của Logistics, hoạt động quản lý kho hàng càng trở nên ý nghĩa và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh: Quản lý kho hàng đúng cách giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho, vận chuyển và xử lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Nâng cao tính cạnh tranh: Khi kho hàng trong Logistics được quản lý tốt, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng và sự trung thành của họ, từ đó tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
- Nâng cao chất lượng sản phẩm: Việc quản lý kho hàng Logistics hiệu quả cho phép doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện an toàn, chất lượng, từ đó chất lượng sản phẩm sẽ được cải thiện và nâng cao.
- Giảm thiểu rủi ro: Doanh nghiệp thực hiện tốt quá trình quản lý kho hàng Logistics sẽ tạo điều kiện thuận lợi để giảm thiểu các rủi ro liên quan đến kho, chẳng hạn như thất thoát, hư hỏng hàng hóa hoặc cháy nổ.
>>>> XEM THÊM: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Chức năng và lợi ích
3. Phân loại quản trị kho hàng trong Logistics
Quản trị kho hàng trong Logistics được phân loại theo đặc thù riêng của hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa sẽ có các tính chất, kích thước, mẫu mã khác nhau, do đó doanh nghiệp cần có những cách quản lý phù hợp. Dưới đây là 3 cách phân loại quản lý kho hàng hóa phổ biến:
- Quản lý kho linh kiện: Bao gồm toàn bộ các nguyên liệu đầu vào và bán thành phẩm của các công đoạn sản xuất được sử dụng để tạo ra thành phẩm.
- Quản lý kho hàng sản phẩm: Bao gồm các sản phẩm đã được hoàn thiện, sẵn sàng để xuất bán. Đây là loại hàng hóa có giá trị cao, cần được quản lý chặt chẽ để tránh hư hỏng và thất thoát.
- Quản lý kho nguyên vật liệu đóng gói sẵn: Thường gồm các loại bao bì, dây buộc, thùng carton, nilon, pallet,... được sử dụng để chứa đựng và đóng gói hàng hóa.
>>>> XEM NGAY: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi sử dụng QR Code
4. Quy trình quản lý kho Logistics chuẩn hiện nay
Quy trình quản trị tồn kho trong Logistics bao gồm những bước thực hiện được thiết kế nhằm mục đích quản lý và kiểm soát hoạt động xuất, nhập hàng hóa trong kho hàng. Quy trình này bao gồm 5 bước cụ thể dưới đây:
4.1 Lên kế hoạch nhập kho
Lập kế hoạch nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho. Kế hoạch nhập kho cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Đúng sản phẩm: Sản phẩm nhập kho phải đúng chủng loại, mẫu mã, chất lượng theo yêu cầu.
- Đúng số lượng: Số lượng sản phẩm nhập kho phải chính xác, phù hợp với đơn đặt hàng.
- Đúng thời điểm: Thời gian nhập kho phải phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu không tuân thủ đúng quy trình lập kế hoạch nhập kho, doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề sau:
- Mặt hàng nhập kho không đạt chuẩn: Sản phẩm không đạt chuẩn sẽ chiếm không gian kho, khiến quá trình sắp xếp và tìm kiếm sản phẩm sau này gặp khó khăn.
- Số lượng sản phẩm không đúng: Doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi phải tìm kiếm không gian trống để lưu trữ sản phẩm hoặc phải thay đổi kế hoạch lưu kho để phù hợp với số lượng thực tế.
- Hàng hóa bị hư hỏng, mất mát: Hàng hóa không được bảo quản đúng cách sẽ dễ bị hư hỏng, mất mát, ảnh hưởng đến chi phí thu mua và tiến độ cung ứng hàng hóa.
4.2 Kiểm soát hàng tồn kho
Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho là để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong toàn bộ quy trình quản lý. Hoạt động này cần được thực hiện thường xuyên, đều đặn, không nên trì hoãn quá lâu. Nếu trì hoãn, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian, nhân lực để tìm kiếm nguyên nhân của sự chênh lệch và có thể ảnh hưởng đến quy trình vận hành kho.
4.3 Xử lý hàng hóa bị hư hỏng
Trong quy trình quản lý kho Logistics, quản trị chất lượng hàng hóa là một khâu quan trọng giúp đảm bảo chất lượng trong quá trình vận chuyển và cung ứng. Hoạt động này yêu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ nhằm đảm bảo hàng hóa được sắp xếp, bố trí khoa học, hợp lý và an toàn nhất để tránh hư hỏng.
Khi hàng hóa bị xếp chồng lên nhau hay lộn xộn về thứ tự, quá trình tìm kiếm, kiểm kê của doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, hàng hoá hư hỏng, kém chất lượng cũng sẽ ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp. Do đó, việc sắp xếp kho hàng hóa đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính hiệu quả cho quá trình vận hành kho.
Khi hàng hóa bị hư hỏng do lỗi lưu trữ, nhân viên quản lý kho cần xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị của sản phẩm. Tùy theo mức độ hư hỏng, nhân sự quản lý kho sẽ tiến hành loại bỏ, sửa chữa hoặc tái sử dụng hàng hoá.
4.4 Lên kế hoạch xuất kho
Để lập kế hoạch xuất kho hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đóng gói sản phẩm theo tiêu chuẩn: Mỗi dòng sản phẩm sẽ có những tiêu chuẩn đóng gói riêng biệt, đảm bảo sự thuận tiện cho việc giao hàng và tránh được các sự cố không đáng có trong quá trình vận chuyển.
- Kiểm kê xuất kho: Đảm bảo số lượng hàng hóa xuất kho khớp với số lượng hàng hóa thực tế có trong kho.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa xuất kho đạt chất lượng theo yêu cầu.
- Cân đối số lượng hàng hóa khớp với thời gian: Điều chỉnh số lượng hàng hóa xuất kho phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch sản xuất.
4.5 Lập báo cáo thống kê định kỳ
Tiến hành lập các loại báo cáo phù hợp với từng tiêu chí nhiệm vụ là bước cần thiết, cho phép doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả trong Logistics. Các loại báo cáo thống kê định kỳ bao gồm:
- Sổ kho: Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng ở mỗi kho.
- Báo cáo kho từng chi nhánh: Tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng chi nhánh.
- Báo cáo biến động xuất nhập kho: Theo dõi sự thay đổi về số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho.
- Báo cáo kiểm hàng: Kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa thực tế trong kho so với số lượng và chất lượng theo sổ sách.
Tuy nhiên, việc tạo ra quá nhiều báo cáo có thể dẫn đến sự khó khăn khi quản lý và tìm kiếm thông tin. Do đó, doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn các loại báo cáo cần thiết, đồng thời tăng tần suất thực hiện báo cáo để kịp thời xử lý những biến động và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
>>>> ĐỌC NGAY: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và hệ thống lưu trữ
5. Các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics
Để quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp và quy trình phù hợp. Dưới đây là một số phương pháp quản lý kho hàng mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
5.1 Quản lý kho hàng theo FIFO, LIFO và FEFO
- Phương pháp FIFO (First in - First out): Những hàng hóa nhập kho trước sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Giải pháp này thường áp dụng đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, bánh kẹo, hàng tiêu dùng, đồ công nghệ, mỹ phẩm,...
- Phương pháp LIFO (Last in - First out): Những hàng hóa nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Giải pháp này áp dụng với những nguyên vật liệu có thể tồn kho lâu dài như vật liệu xây dựng để đảm bảo cập nhật giá cũng như cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp.
- Phương pháp FEFO (First Expired First Out): Đây là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc "hết hạn trước xuất trước”, tức là các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hơn sẽ được ưu tiên xuất kho trước các sản phẩm có hạn sử dụng dài hơn. Phương pháp FEFO được áp dụng cho những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng hoặc có thể bị lỗi thời theo thời gian.
5.2 Phân chia kho theo từng khu vực
Với phương pháp này, hàng lưu kho cần được bố trí theo từng khu vực rõ ràng dựa theo tính chất hàng hóa và tần suất xuất nhập hàng. Ví dụ:
- Những hàng hóa cố định nên được xếp ở phía trong hoặc tầng cao.
- Hàng xuất, nhập thường xuyên nên đặt ở các tầng thấp, gần cửa ra vào.
- Các loại hàng hóa riêng biệt nên đặt ở từng khu riêng biệt.
5.3 Sắp xếp kho hàng theo SKU
SKU (Stock Keeping Unit) là đơn vị phân loại hàng hóa. Sắp xếp theo SKU có nghĩa là căn cứ vị trí lưu trữ hàng hóa cũng như tính chất hàng mà doanh nghiệp sẽ đặt tên cho hàng hóa, thường là một chuỗi ký tự (bao gồm cả chữ và số).
5.4 Sử dụng mã vạch hoặc dán nhãn
Để phân biệt các sản phẩm lưu trữ, mỗi sản phẩm cần được dán nhãn. Nhãn dán có thể chứa mã SKU hoặc kết hợp với hệ thống máy quét mã vạch. Khi nhập kho, mỗi mặt hàng sẽ được quét mã vạch để tạo phiếu nhập. Phiếu nhập sẽ chứa thông tin liên quan đến sản phẩm, bao gồm mã vạch, tên sản phẩm, số lượng, giá cả,... Những thông tin này sẽ được lưu trữ và sử dụng trong suốt quá trình nhập xuất hàng hay quản lý tồn kho.
5.5 Xây dựng quy trình quản lý kho hàng rõ ràng
Để đảm bảo hoạt động kho hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý khoa học và phù hợp. Quy trình quản trị kho hàng trong Logistics chuyên nghiệp thường bao gồm các bước sau:
- Lập sơ đồ kho hàng và phổ biến đến toàn bộ nhân viên: Sơ đồ kho hàng giúp nhân viên dễ dàng xác định vị trí của từng loại hàng hóa, từ đó thuận tiện cho việc lưu kho và xuất nhập hàng.
- Kiểm soát hàng hóa xuất nhập: Việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác về số lượng và chất lượng hàng hóa.
- Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ: Kiểm tra hàng tồn kho định kỳ giúp doanh nghiệp nắm được tình hình hàng tồn kho, từ đó có kế hoạch sản xuất, kinh doanh và cung ứng hàng hóa phù hợp.
- Chuẩn bị hàng: Là bước thu thập và tập hợp hàng hóa theo đơn hàng của khách hàng.
- Đóng gói, dán nhãn: Là hoạt động giúp bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng và thuận tiện cho việc vận chuyển.
- Giao hàng cho hãng vận chuyển: Là bước cuối cùng của quy trình quản lý kho hàng.
Việc xây dựng và thực hiện nghiêm túc quy trình quản lý kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kho hàng hiệu quả, hạn chế tối đa các sai sót, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa chi phí.
5.6 Kiểm tra và dọn dẹp kho hàng
Kiểm tra kho hàng định kỳ là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nắm rõ tình trạng hàng hóa, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
Độ dày đặc của chu kỳ kiểm tra phụ thuộc vào quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp nên kiểm tra kho hàng trung bình khoảng 3 tháng/lần hoặc 6 tháng/lần. Đối với các kho hàng lớn, doanh nghiệp cần bố trí nhân lực và thời gian phù hợp để đảm bảo quá trình kiểm tra diễn ra hiệu quả.
Quá trình kiểm tra kho hàng định kỳ cần thực hiện theo từng khu vực, theo từng nhóm hàng. Một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
- Kiểm đếm số lượng hàng tồn kho, đối chiếu với các sổ sách liên quan để đảm bảo số liệu chính xác.
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa để phát hiện các sản phẩm bị hư hỏng, lỗi kỹ thuật,...
- Kiểm tra kỹ lưỡng hạn sử dụng của hàng hoá để có kế hoạch xuất bán hoặc thực hiện chiến dịch giảm giá, xả hàng kịp thời.
- Kiểm tra hàng bán chạy để có kế hoạch bổ sung hàng hóa kịp thời.
- Kiểm tra các nguy cơ có thể xảy ra tại kho hàng (dột, ngập, chuột, mối mọt, nguy có cháy nổ,...)
Thông qua hoạt động kiểm tra định kỳ, doanh nghiệp cần có biện pháp xử lý, khắc phục kịp thời nếu có sai sót. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu, hạn chế thất thoát hàng hóa và rủi ro kinh doanh.
5.7 Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Excel là giải pháp quản lý kho hiệu quả cho các kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa xuất nhập ít. Tuy nhiên, riêng với các kho hàng lớn, số lượng hàng hóa xuất, nhập nhiều, mã hàng đa dạng thì việc sử dụng Excel sẽ gặp nhiều khó khăn, thậm chí không thể quản lý chính xác. Do đó, giải pháp toàn diện hơn cho doanh nghiệp là sử dụng phần mềm quản lý kho hàng được vận hành tự động hóa 100%. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho hàng tự động, phần mềm 1C:Company Management là giải pháp toàn diện có thể thực hiện được điều đó.
6. Giải pháp 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho hàng tự động
Phần mềm 1C:Company Management là một giải pháp mở với các tính năng linh hoạt và được tùy chỉnh dễ dàng theo từng đặc thù doanh nghiệp cụ thể. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, phần mềm này sở hữu các tính năng mạnh mẽ để tự động hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng trưởng bền vững.
Giải pháp 1C:Company Management có khả năng kết nối các bộ phận sản xuất - bán hàng - mua hàng - tài chính - nhân sự/tiền lương - kho bãi trên cùng một hệ thống phần mềm duy nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, giám sát và phối hợp thực hiện các nhiệm vụ giữa những phòng ban một cách trơn tru và đạt hiệu quả.
Giải pháp 1C:Company Management cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết để doanh nghiệp quản trị kho hàng trong Logistics hiệu quả. Cụ thể, phần mềm có thể thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tính giá vốn vật tư: Phần mềm tự động tính toán giá vốn vật tư dựa trên các thông tin nhập liệu, giúp doanh nghiệp quản lý nguồn ngân sách và tránh thất thoát.
- Đặt giới hạn tồn kho: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu của thành phẩm và vật tư, giúp đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa và tránh tình trạng thiếu hụt.
- Kiểm soát điều chuyển hàng hóa: Hệ thống theo dõi thường xuyên tình hình xuất, nhập kho, giúp kiểm soát số lượng và địa chỉ kho điều chuyển thành phẩm, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
- Báo cáo tồn kho, dự phòng vật tư: Báo cáo ghi chú đầy đủ sự tăng, giảm của số lượng thành phẩm, giúp doanh nghiệp kiểm kê kho định kỳ.
- Quản lý thông tin vật tư trong kho: Phần mềm lưu trữ đầy đủ các thông tin, dữ liệu sản phẩm, hỗ trợ quá trình xuất, nhập hoặc cập nhật hàng tồn kho.
Trên đây là quy trình cũng như các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics nhanh chóng, hiệu quả. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Để được hỗ trợ tư vấn giải pháp quản lý quản lý kho hàng tự động phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay đến 1C Việt Nam!
>>>> TÌM HIỂU THÊM: