Dashboard là gì? Nguyên tắc, các bước xây dựng Dashboard hiệu quả
"Dashboard là gì?" là câu hỏi mà nhiều người mới tiếp cận công nghệ hoặc quản lý dữ liệu có thể đặt ra. Trong thế giới số ngày nay, Dashboard không chỉ là công cụ hữu ích mà còn là phần không thể thiếu trong việc phân tích và quản lý thông tin. Trong bài viết này, Hãy cùng 1C Việt Nam khám phá khái niệm Dashboard và các bước xây dựng Dashboard hiệu quả nhất.
1. Dashboard là gì?
Dashboard là bảng điều khiển kỹ thuật quản lý thông tin và kinh doanh, được dùng để thu thập và tổng hợp toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp. Dashboard cung cấp các dữ liệu trực quan, truyền tải các các thông tin khác nhau ở dạng vắn tắt, dễ hiểu như bảng, biểu đồ, đồ thị…. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi các chỉ số KPI nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn và theo kịp xu hướng dựa trên các dữ liệu được thu thập.
So với các loại báo cáo thông thường, Dashboard có nhiều ưu điểm nổi trội hơn hẳn nhờ các thông tin bao gồm các báo cáo nhỏ về nhân sự, tài chính, kinh doanh…đến những thống kê được lưu trữ qua nhiều năm được dùng để dự đoán kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp.
>>>> XEM THÊM: Data là gì? Tầm quan trọng, ứng dụng trong doanh nghiệp
2. Các loại Dashboard phổ biến nhất hiện nay
Dashboard hiện nay được chia thành 7 loại riêng biệt, mỗi loại Dashboard đều phục vụ cho từng mục đích và đối tượng riêng.
2.1 Business Dashboard (Phân tích kinh doanh)
Các công ty không thể tự đề ra các quyết định chắc chắn nếu không có các dữ liệu. Lúc này, bảng phân tích kinh doanh sẽ có tác dụng lưu trữ tất cả các loại dữ liệu khác nhau như: Bán hàng, quản lý, tài chính, nhân sự, tiếp thị... Qua đó, bảng phân tích kinh doanh cung cấp cho nhà quản trị những dữ liệu quan trọng để lập ra các kế hoạch chiến lược và chọn lọc ý tưởng.
2.2 KPI Dashboard (Bảng theo dõi KPI)
Bảng theo dõi KPI hiển thị nhanh chóng, trực quan hiệu suất của các điểm dữ liệu chính và mô tả tiến trình hướng đến các mục tiêu cuối cùng.
2.3 Executive Dashboard (Bảng điều hành chuyên môn)
Đây là bảng trình bày cụ thể tình hình kinh doanh, giúp doanh nghiệp trực quan hóa các số liệu quan trọng cho đội ngũ điều hành. Thông thường, bảng này thường biểu thị các dữ liệu cấp cao nhằm cung cấp cho các nhà lãnh đạo sự minh bạch về hoạt động và hiệu suất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định sáng suốt, lập kế hoạch và đánh giá hiệu quả hơn.
2.4 Performance Dashboard (Bảng điều khiển hiệu suất)
Bảng điều hành chuyên môn có thể sử dụng để theo dõi mọi thứ, từ hiệu suất kinh doanh đến hiệu suất của các chiến dịch nhỏ lẻ. Đồng thời, bảng còn hữu ích cho các hoạt động tiếp thị, tài chính, nhân sự, quảng cáo và nhiều nhóm kinh doanh khác.
2.5 Project Dashboard (Bảng quản lý dự án)
Khi quản lý một kế hoạch/ dự án lớn, Dashboard này là một công cụ hữu hiệu để nhà quản trị theo dõi và chia sẽ tiến trình dự án với nhóm của mình. Đồng thời, bảng quản lý dự án cũng cung cấp một cái nhìn đầy đủ về trạng thái dự án, thông tin tiết và dữ liệu quan trọng.
2.6 Website Dashboard (Bảng tổng quan)
Bảng tổng quan góp một phần không nhỏ trong việc quản lý hiệu suất trang web, giúp theo dõi dữ liệu như lưu lượng truy cập tổng thể, tổng người dùng đang hoạt động, hoạt động thương mại điện tử, doanh số và doanh thu. Hơn hết, bảng tổng quan này cũng cung cấp cái nhìn tổng hợp, rõ ràng về chỉ số kinh doanh dẫu cho trang web của doanh nghiệp duy trì đơn giản hay phức tạp.
2.7 Operations Dashboard (Bảng điều khiển hoạt động)
Dashboard này giúp nhà quản trị theo dõi các hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Tuy được tạo theo từng tuần hoặc từng tháng, nhưng bảng điều khiển hoạt động lại cung cấp thông tin chi tiết về hoạt động theo thời gian thực mỗi khi người dùng sử dụng bảng.
Thông qua việc theo dõi và phân tích tình hình kinh doanh hiện tại, các nhà quản trị đã có thể giảm thiểu các rủi ro, xác định được lĩnh vực cần cải thiện, tối ưu hóa quy trình hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh.
3. Các bước xây dựng Dashboard chuyên nghiệp
Ngày nay, việc sử dụng Dashboard dường như đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý thông tin doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thiết lập một Dashboard hoàn chỉnh cũng ngày một khắt khe hơn.
Doanh nghiệp có thể dựa vào 5 bước xây dựng Dashboard mà 1C Việt Nam tổng hợp dưới đây để sở hữu một hệ thống điều khiển khoa học trong doanh nghiệp:
3.1 Xác định mục tiêu và đối tượng
Trước tiên, nhà quản trị cần xác định mục tiêu rõ ràng thông qua các câu hỏi như: Sử dụng Dashboard để làm gì? Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì khi xây dựng Dashboard? Từ đó, doanh nghiệp sẽ thu được giá trị tối đa từ bảng điều khiển dữ liệu của mình.
Ví dụ: Một doanh nghiệp xây dựng Dashboard dựa trên mục tiêu là theo dõi doanh thu hàng tháng, quản lý tiến độ dự án và theo dõi chỉ số hiệu suất chung.
Sau khi xác định được mục tiêu, nhà quản trị cần tiếp tục xác định đối tượng sẽ sử dụng Dashboard với hai vấn đề chính sau: Họ là ai? Những quyền hạn của họ khi sử dụng Dashboard là gì?
Ví dụ: Giám đốc điều hành muốn nắm được tổng quan hoạt động của doanh nghiệp, trong khi quản lý dự án sẽ cần theo dõi tiến trình của từng dự án cụ thể.
3.2 Chọn đúng loại dữ liệu
Dựa vào mục tiêu và đối tượng đã khoanh vùng được, nhà quản trị hãy xác định những dữ liệu nào quan trọng và cần thiết để phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp như: Dữ liệu về doanh thu, tỷ lệ chuyển đổi, số lượng đơn hàng, tồn kho…Đồng thời, trong bước này, nhà quản trị cũng cần phải xác định rõ nguồn dữ liệu chính cho Dashboard, có thể đến từ cơ sở dữ liệu SQL, hệ thống CRM, tệp Excel…
3.3 Chọn biểu đồ và bố trí
Lựa chọn biểu đồ phù hợp với dữ liệu là bước quan trọng tiếp theo khi xây dựng Dashboard. Dựa vào dữ liệu đã có sẵn, nhà quản trị cần lựa chọn biểu đồ thích hợp như: Biểu đồ cột, biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn…Bên cạnh đó, các thông tin cần bố trí phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý và trực quan, đảm người đọc dễ dàng theo dõi.
3.4 Xây dựng và tùy chỉnh Dashboard
Để xây dựng Dashboard, các nhà quản trị có thể sử dụng các công cụ như: Microsoft Power BI, Tableau, Google Data Studio,…sau đó tùy chỉnh và cài đặt màu sắc, font chữ, biểu tượng sao cho phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp.
3.5 Kiểm tra và hoàn thiện
Sau khi đã hoàn thành các bước trên, nhà quản trị cần kiểm tra lại các dữ liệu sử dụng để xây dựng Dashboard và kiểm tra tính hiển thị trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng…nhằm đảm bảo sự chính xác tuyệt đối.
Ngoài ra, nhà quản trị cũng không nên bỏ qua việc thu thập các phản hồi từ những người sử dụng mẫu Dashboard để kịp thời chỉnh sửa cũng như tối ưu các Dashboard.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Data Driven là gì? Quy trình ứng dụng Data Driven hiệu quả
4. Các nguyên tắc vàng khi lập Dashboard
Khi xây dựng Dashboard, nhà quản trị cần tuân thủ một số nguyên tắc vàng sau đây để cải thiện hiệu suất công việc cũng như nâng cao sự hài lòng của người dùng.
- Less is Better: Điều đầu tiên khi lập Dashboard chính là đảm bảo thông tin chỉ cung cấp vừa đủ để xử lý, không cần quá nhiều. Đồng thời, việc đưa tất cả các dữ liệu vào Dashboard sẽ mất nhiều thời gian, người lập chỉ cần nắm sơ lược tình hình của doanh nghiệp rồi chắt lọc và đưa vào báo cáo.
- Xác định đúng đối tượng: Việc quan tâm đến người đọc báo cáo là điều vô cùng quan trọng. Một bài báo cáo có đối tượng xem thì mới trở nên có nghĩa bởi đối tượng khác nhau sẽ chứa thông tin và cách trình bày khác nhau. Nếu người lập xác định đúng đối tượng và cách trình bày thì sẽ thu hút người đọc muốn đọc lại lần hai.
- Đưa ra nhận xét: Một Dashboard chỉ có một bảng biểu và đồ thị thôi chưa đủ, người lập cần thêm vào những nhận xét, đánh giá dựa trên cảm nhận của bản thân để tăng thêm sự chính xác, giúp bài báo có giá trị hơn.
5. Ý nghĩa của Dashboard đối với doanh nghiệp
Dashboard hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi hiệu suất và đánh giá hiệu quả trong nhiều khía cạnh khác nhau như nhân sự, tài chính, tuyển dụng…. Một số vai trò quan trọng mà Dashboard mang đến là:
- Theo dõi và đo lường kết quả thực tiễn: Thay vì tìm hiểu dựa trên các số liệu rời rạc, Dashboard giúp nhà quản trị theo dõi một cách trực quan dựa trên biểu đồ, số liệu và các chỉ số liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Ra quyết định dễ dàng và chính xác: Nhờ Dashboard, nhà quản trị luôn nắm bắt và quản lý các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp. Từ đó, việc đưa ra quyết định sẽ diễn ra nhanh hơn và giảm thiểu được sai sót.
- Minh bạch về chia sẻ thông tin: Dashboard giúp tạo ra sự đồng thuận và tin cậy giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời, Dashboard cũng giúp tạo ra một môi trường làm việc mở mang tính tương tác và đồng bộ.
- Thiết lập kế hoạch và xây dựng mới mục tiêu: Dashboard cung cấp dữ liệu một cách chi tiết, giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu và khả năng đạt được thực tế của doanh nghiệp.
6. 1C:Company Management - Công cụ hỗ trợ tính năng tạo Dashboard chi tiết
Hiện nay, một số phần mềm quản lý doanh nghiệp đã có tính năng tạo Dashboard chi tiết, giúp nhà quản trị dễ dàng hơn trong việc đọc báo cáo. Nổi bật trong đó là phần mềm quản lý doanh nghiệp 1C:Company Management đến từ 1C Việt Nam.
Dashboard trong phần mềm 1C:Company Management là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích dữ liệu một cách trực quan và hiệu quả. Tính năng hiển thị các chỉ số quan trọng dưới dạng biểu đồ, đồ thị và bảng biểu, cho phép tùy chỉnh giao diện Dashboard và áp dụng các bộ lọc linh hoạt.
Dashboard cập nhật dữ liệu theo thời gian thực và tích hợp từ nhiều nguồn khác nhau, cung cấp cảnh báo khi cần thiết. Nhờ các công cụ phân tích nâng cao và khả năng dự báo xu hướng, Dashboard giúp cải thiện khả năng ra quyết định, tiết kiệm thời gian, tăng cường minh bạch và kiểm soát, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trên đây là toàn bộ nội dung tìm hiểu về Dashboard là gì, các loại Dashboard và cách thức xây dựng một Dashboard hoàn chỉnh mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Qua đó, 1C Việt Nam hy vọng bài viết sẽ mang đến nhiều thông tin bổ ích, chúc Quý doanh nghiệp áp dụng và thực hiện xây dựng Dashboard thành công!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: